Сетикет: этикет электронной почты (часть 2)

В первой части статьи "Сетикет: этикет электронной почты" мы рассмотрели само понятие сетикет, стили общения в электронном письме и оформление электронного сообщения. Во второй части рассмотрим вопросы связанные с размером сообщений, адресной книгой, правила ответа на сообщения и все что касается отправки и получения письма.

Размер

По правилам сетикета электронное сообщение должно быть в 2 раза короче, чем написанное на бумаге. Если информацию нельзя сократить, и она имеет большой объем, то необходимо в самом сообщении коротко представить данные, а полный текст письма прикрепить файлов к электронному сообщению, то есть оформить в виде вложения.

Если же сообщения имеют слишком большой размер, то об этом необходимо уведомить получателя, или лучше всего такую информацию передать другими способами, например, используя облачные технологи. Об этом мы уже рассказывали в статье «Dropbox – работать стало проще».

Адресная книга

Любая почтовая программа содержит адресную книгу, которая хранит в себе все почтовые контакты, когда-либо используемые через вашу электронную почту. Поэтому отправить сообщение адресату становится намного проще. Достаточно выбрать его e-mail из адресной книги.

Также при получении сообщения вы сразу видите от кого пришло сообщение, так как в поле «От» («From») отображаются данные контакта.

Ответ

Чтобы ответить на полученное сообщение, достаточно нажать кнопку «Ответить» в почтовой программе. Автоматически формируется новая форма, в которой в сроке «Кому» сразу указывается адрес получателя, а в теме письма указывается тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. Именно по этой пометке адресат поймет, что ему прислали ответ на письмо по заявленной теме.

При ответе на полученное сообщение, сам текст сообщения сохраняется, но по правилам сетикета следует учитывать следующее:

  • если ответ друзьям, то нужно отредактировать первоначальный текст письма, оставив только те строки, которые важны для понимания ответа;
  • если ответ на деловое письмо, то нужно оставить прежний текст без изменений, а выше написать ответ.

Отправка и получение

При отправке электронного сообщения мы часто задаемся вопросом: дошло или нет? Вставить уведомление  о получении письма не совсем корректно. По правилам сетикета лучше всего после отправки позвонить  адресату и уточнить дошло сообщение или нет.

Также можно использовать стандартную фразу, которая ставиться после текста основного письма: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. Время ответа – двое суток, но если вы не можете сразу дать ответ на письмо, то необходимо написать ответ и пояснить объяснить причины задержки. Также важно отвечать на письма, которые содержат вложение, таким образом подтвердить, что сообщение дошло, и все вложения открываются.

_______________

Фрагмент книги «Международный этикет. Деловой этикет разных стран на примере 12 стран мира»

СДЕЛАЙТЕ ДОБРОЕ ДЕЛО, ПОДЕЛИТЕСЬ С ДРУЗЬЯМИ

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить