Функция слияния в Word

Не перестаю удивляться тому, что возможности Word безграничны. И каждый раз узнаешь все что-то новое и новое. На этот раз задача была такая: есть файл, созданный в среде Excel, со списком участников конференции, второй файл с макетом сертификата, который выдается по окончании конференции. Необходимо, используя эти два файла и возможности Word, сделать так, чтобы в макете сертификата отобразились фамилии участников и было создано столько сертификатов, сколько участников в списке. Понятно, что можно скопировать каждую фамилию в сертификат, установить нужное форматирование и распечатать. Но мы же ищем более легкий путь, который экономил бы время.

Итак, поговорим о функции слияния. Во-первых, нам понадобиться файл Excel, в котором оставляем только Лист 1 и формируем таблицу, состоящую из столбца под названием «ФИО», (если у вас ФИО разделены на три ячейки, то значит и таблица будет состоять из трех столбцов, условно им можно дать названия «Ф», «И», «О») (Рис. 1).В данную таблицу заносим участников.

Рис. 1 Список участников (исходная таблица, созданная в MS Excel)

 

Во-вторых, формируем сам макет сертификата, таким какой он должен быть. В самом тексте сертификата должны вноситься ФИО участника, так это место оставляем пока пустым (Рис. 2).

Рис. 2 Макет сертификата

Если говорить о версии 2003, то необходимо вывести на экран панель инструментов Слияние с помощью меню Вид команды Панели инструментов (Рис. 3).

Рис. 3 Панель инструментов Слияние в MS Word 2003

При появлении данной панели будут рабочими только первые две кнопки. Нажимаем на кнопку Открыть источник данных, откроется диалоговое окно, в котором необходимо указать путь к файлу Excel. Затем Лист 1, с которого будем брать данные. Устанавливаем текстовый курсор в ту позицию, где должны появиться данные. Нажимаем кнопку Вставить поле слияния. В появившемся диалоговом окне Добавления поля слияния (Рис. 4) выбираем строку «ФИО» и нажимаем кнопку Вставить (если полей несколько, то сначала выбираем одно поле, например «Ф» и нажимаем Вставить, затем другое «И» - Вставить, и наконец, строку «О» - Вставить). После этого закрываем окно.

Рис. 4 Диалоговое окно Добавление поля слияния

В макете сертификата произойдут изменения. В том месте где должны появиться ФИО участника, будут стоят символы «ФИО» (или если несколько полей, то «Ф» «И» «О»). Мы производим над ними нужное форматирование (изменение размера шрифта, типа, начертания и т.д.) (Рис. 5).

Рис. 5 Макет сертификата со вставленным полем ФИО

Затем нажимаем кнопку Слияние в новый документ. Формируется новый документ, на каждой странице которого будет макет сертификата с фамилией участника, страниц в документе столько, сколько участников занесено в таблицу.

 


Если версия 2007, то необходимо выбрать вкладку Рассылки, на которой будет доступна команда Выбрать получателей. Нажимая на эту команду в открывшемся списке выбрать Использовать существующий список. Появится окно, в котором нужно указать пусть к файлу Excel, а затем номер листа на котором находится сам список.После этого на той же вкладке Рассылки выбрать команду Вставить поле слияния, в нашем случае это «ФИО». Чтобы сформировался файл, содержащий сертификаты всех участников выбираем команду Найти и объединить, а затем Изменить отдельные документы.

 

На первый взгляд может показаться, что это процедура очень сложная, но если вы попробуете на практике, то убедитесь, что все довольно просто.

Совершенствуйте свои навыки в работе с офисными программами!

Комментарии  

 
+1 #1 Алексей 07.06.2013 19:45
Хм, интересно, не знал о таком... Возьму на заметку, спасибо большое!
Цитировать
 

СДЕЛАЙТЕ ДОБРОЕ ДЕЛО, ПОДЕЛИТЕСЬ С ДРУЗЬЯМИ

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить