Работа с базами данных в MS Excel

С помощью MS Excel создаются и обрабатываются базы данных. База данных – таблица, состоящая из однотипных записей (списков). Список – это группа строк таблицы, содержащая связанные данные. Главная особенность списка заключается в том, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий сотрудников, дату рождения и т.д. Столбцы таблицы называются полями записи в базе данных. Под имена полей выделяется первая строка базы данных.

Для работы с базой данных необходимо сначала создать соответствующую таблицу. Если выделить ячейку в таблице и выбрать одну из команд обработки баз данных в меню Данные, MS Excel автоматически определяет и обрабатывает всю таблицу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа, обрабатываются как набор полей, которые образуют записи.

Сортировка данных в MS Excel

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Для этого следует выделить одну ячейку столбца таблицы, по которому производится упорядочение и вызвать команду Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная. Если необходимо настроить команду сортировки, то в том же меню нужно выбрать Настраивая сортировка и в появившемся диалоговом окне указать нужные условия.

Существуют два порядка сортировки:

  • по возрастанию – цифры сортируются по возрастанию, текст – в алфавитном порядке от А до Я;
  • по убыванию – цифры сортируются по убыванию, текст – в обратном алфавитном порядке от Я до А.

Также данной функцией можно воспользоваться на вкладке Данные группы Сортировка и фильтр. Выбрав команду Сортировка, появляется диалоговое окно, которое позволяет указать такие параметры сортировки как название столбца (если в таблице указаны названия столбцов, то именно они будут отображаться в данном поле), по которому упорядочиваются данные; сортировка по значению, цвету ячейки или шрифта; порядок сортировка по возрастанию или убыванию.

 

 

сортировка в ms excel

Рис. 1. Диалоговое окно Сортировка

 

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. MS Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные ячейки столбца.

Формула – согласно правилам, специальным образом записанная последовательность символов с использованием математических знаков или функций, служащая для различного рода расчетов.
Создание формул
Формула может состоять из математических операторов, значений, адресов ячеек и имена функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства "=". В формуле используются арифметические операторы + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление). Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.
Примеры формул: =(А4+В8)*С6
=F7*С14+B12
Значение формул MS Excel заключается в том, что в них содержаться ссылки на данные в ячейках рабочего листа. Когда значения в этих ячейках изменяются, MS Excel автоматически заново вычисляет формулы и обновляет значения, используя новые данные в этих ячейках.
Чтобы ввести формулу, вводят сначала знак «=», а затем саму формулу. Активная ячейка и строка формул отображают формулу так, как она введена. Если формула закончена, нажимают клавишу Enter; активная ячейка отобразит результат вычисления формулы. Строка формул показывает саму формулу, когда эта ячейка активна.

СДЕЛАЙТЕ ДОБРОЕ ДЕЛО, ПОДЕЛИТЕСЬ С ДРУЗЬЯМИ

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить