Календарь планирования: шаг 1

календарь планирования в excelЗадача:сформировать в MS Excel календарь планирования, например, у нас есть какой-то проект, в котором указаны даты, ответственные, контрольные точки. Да, есть различные программы по управлению проектами, но многие из них платные и на анлийском языке, что соответсвенно увеличивает время в том, чтобы в ней разобраться. Какие-то программы сложные и скорее подходят для бизнес-проектов. У нас же задача состоит в том, чтобы просто отслеживать выполнение и во время писать письма о том, что подходит та или иная дата. Тем более, что мы осваиваем Excel, то почему бы не изучить его возможность и с этой стороны.

Кстати, немного отойдя от темы, хочется сказать, что есть такой ресурс битрикс24, который отлично справляется с подобной задачей и его можно использовать при работе отделов. Зайдите к ним на сайт и посмотрите как все здорово организовано.

Итак, задача понятна, приступаем к реализации. В первой части рассмотрим как формируется сам календарь в MS Excel.

Шаг 1. Формирование календаря

Здесь все просто, запускаем Excel  и на рабочем листе составляем календарь: строки - это месяцы (январь - декабрь: B4:B15), столбцы - это числа (1-31: C3:AG3). Также в какой-нибудь клеточке указываем год (3). Понадобятся еще номера месяцев, мы это сделали в ячейках А4:А15. И рядом создали таблицу с этапами, датами реализации и примечаниями, что именно это за этапы, еще можно ввести отвественных, например.

календарь планирования

Далее нужно заполнить сетку календаря датами, чтобы каждая клеточка содержала точную дату. Для этого делаем активной ячейку С4 и в нее записываем формулы (не забываем про правила написания формул): =ДАТА(B3;A4;C3). Нажимаем Enter и в ячейке появится дата 01.01.2017. Если как в примере ячейка узкая, то вместо даты будут стоять значки ##, но достаточно сделать ширину ячейки побольше и дата появится. Но в данной таблице это не принципиально.

календарь проектов

Теперь нужно скопировать эту ячейку на все остальные, для этого сначала сделаем некоторые ячейки с абсолютной адресацией, это связано с тем что год не меняется, также как в строке не меняется месяц, например, январь, а в столбце не меняется день, например, у каждого месяца есть число 1. Таким образом, формула будет выглядеть следующим образом: =ДАТА($B$3;$A4;C$3).

Примечание: для того чтобы сделать ссылку абсолютной нужно установить курсор в строку формулу в место, где адрес ячейки - В3 - и нажать клавишу F4, ссылка преобразуется в $B$33. Затем переходим к ссылуке А4, также нажимаем клавишу F4 несколько раз, чтобы ссылка преобразовалась $A4, аналогично с ссылкой С3.

возможности excel

После того как ссылки сделаны абсолютными копируем ячеку В3 во все другие ячейки календаря: С3:AG12.

календарь проектов

 

Календарь практически готов, осталось его сделать малость "красивым" для этого стоит избавить от вида ##. Для этого выделяем ячейки С3:AG12 заходим в диалоговое окно Формат ячеек (вызывается кликом правой кнопки мыши по выделенному диапазону ячеек) и в поле Числовые форматы выбираем (все форматы), а в поле тип ставим три раза без пробелов знак точка с запятой - ;;; и нажимаем Ок.

календарь проектов

Календарик становится чистым, как нам и нужно для дальнейшего его заполнения.

календарь планирования


Продолжение следует...Smile

СДЕЛАЙТЕ ДОБРОЕ ДЕЛО, ПОДЕЛИТЕСЬ С ДРУЗЬЯМИ

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить